Digital Office: собственная автоматизация

По мере роста студии операционные процессы начали расползаться между amoCRM, банком, ЭДО, таблицами, документами и отдельными внутренними сервисами.

Вместо очередного набора интеграций мы разработали собственный Digital Office — ERP-систему, которая объединяет документооборот, финансы, проекты и управленческую аналитику.

Сначала решение создавалось для собственной работы. Поэтому каждый модуль проходил проверку не на тестовых сценариях, а в ежедневных операционных процессах компании.

Мы выступили одновременно заказчиком, продуктовой командой и разработчиком системы.

Это позволило пройти весь цикл:

◆ описать реальные бизнес-процессы;

◆ выявить ручные операции;

◆ определить источники данных;

◆ спроектировать архитектуру ERP;

◆ разработать интерфейсы;

◆ интегрировать банковское API и ЭДО;

◆ автоматизировать документооборот;

◆ создать управленческую аналитику;

◆ внедрить систему в ежедневную работу компании.

Главным критерием была не максимальная функциональность, а сокращение количества действий между бизнес-событием и его отражением в системе.

Собрать основные операционные процессы компании в одном цифровом контуре.

До ERP один проект мог одновременно существовать в нескольких системах:

• сделка — в CRM;
• договор — в облачном хранилище;
• счёт — в интернет-банке;
• статус оплаты — в банковской выписке;
• документы — в ЭДО;
• экономика проекта — в таблице;
• сроки — в таск-трекере.

Каждая система решала свою задачу, но между ними оставалась ручная работа.

Digital Office должен был стать связующим слоем между ними.

Бизнес-цель

Снизить операционную нагрузку на руководителей и сотрудников, убрать повторный ввод данных и дать компании единый источник информации по клиентам, проектам, документам и деньгам.

При этом ERP должна была оставаться достаточно простой для сервисного бизнеса, где нет отдельного отдела корпоративных информационных систем.

Бизнес-проблемы

◆ Одни и те же данные приходилось переносить между несколькими сервисами.

◆ Договоры, счета и коммерческие предложения создавались из шаблонов вручную.

◆ Оплата существовала отдельно от проекта и требовала ручной сверки.

◆ Руководителю было трудно получить состояние бизнеса без сбора информации из нескольких систем.

◆ Документы могли существовать одновременно в CRM, файловом хранилище и ЭДО без единого статуса.

◆ По мере увеличения количества проектов росла стоимость административной работы.

◆ Большинство готовых ERP-систем содержали значительно больше функций, чем требовалось сервисной компании, но при этом плохо учитывали её конкретный workflow.

Проблемы сотрудников

Сотруднику не должно быть необходимо помнить:

Где лежит актуальный договор?

Был ли уже выставлен счёт?

Подписал ли клиент документы?

Пришла ли оплата?

Какой следующий документ нужно сформировать?

Какая версия коммерческого предложения была отправлена?

ERP должна отвечать на эти вопросы через состояние проекта, а не через поиск информации вручную.

Мы построили Digital Office вокруг центральной сущности — проекта.

С проектом связаны:

• клиент;
• юридическое лицо;
• коммерческое предложение;
• договор;
• счета;
• платежи;
• документы ЭДО;
• этапы реализации;
• ответственные;
• плановая и фактическая экономика;
• история действий.

Таким образом информация больше не существует отдельно в зависимости от того, в каком сервисе она была создана.

Автогенератор документов

Один из основных модулей ERP — система шаблонов.

Вместо ручного копирования предыдущего договора сотрудник выбирает:

клиента → проект → тип документа → шаблон.

ERP автоматически подставляет:

◆ реквизиты сторон;

◆ данные проекта;

◆ стоимость;

◆ сроки;

◆ состав работ;

◆ порядок оплаты;

◆ номера и даты документов;

◆ дополнительные условия.

По одной карточке проекта можно сформировать:

• коммерческое предложение;
• договор;
• дополнительное соглашение;
• счёт;
• акт;
• другие типовые документы компании.

Созданный документ остаётся связан с проектом и учитывается в его истории.

Шаблоны коммерческих предложений и договоров

Мы отделили содержание документов от их данных.

Команда может поддерживать несколько шаблонов для разных типов проектов и юридических сценариев.

Например:

разработка сайта, техническая поддержка, интеграция, разовый аудит.

ERP собирает документ из актуального шаблона и данных конкретной сделки.

Это уменьшает количество ручных правок и риск отправить клиенту устаревшую версию договора.

Интеграция с ЭДО

Документооборот встроен непосредственно в lifecycle проекта.

После создания документа его можно передать в ЭДО, а ERP отслеживает дальнейшее состояние:

создан → отправлен → ожидает подписи → подписан → завершён.

Сотруднику не требуется отдельно проверять состояние документов в нескольких интерфейсах.

Статус договора или закрывающих документов отображается непосредственно внутри проекта.

Интеграция с банком

ERP подключена к API банка, в котором обслуживается расчётный счёт компании.

Это позволило связать финансовые события с операционными.

Система получает банковские операции и сопоставляет их с:

• клиентами;
• выставленными счетами;
• проектами;
• платежными этапами.

Например, после получения платежа ERP может автоматически изменить состояние счёта и проекта.

Вместо:

открыть банк → найти платеж → открыть CRM → найти клиента → изменить статус

остаётся одно событие:

деньги поступили.

Дальше систему обновляет ERP.

Создание счетов

Счёт создаётся непосредственно из проекта.

Сотруднику не требуется повторно вводить:

• реквизиты клиента;
• назначение платежа;
• сумму;
• номер договора;
• данные проекта.

ERP использует существующие данные и сохраняет счёт в истории проекта.

После оплаты состояние обновляется через банковскую интеграцию.

Реестр документов

В Digital Office существует единый реестр всех созданных документов.

Документы можно фильтровать по:

• клиенту;
• проекту;
• типу;
• статусу;
• ответственному;
• периоду.

Это особенно важно для закрывающих документов и договоров, которые раньше легко превращались в отдельный административный процесс.

Финансовая модель проекта

Для каждого проекта ERP хранит не только стоимость договора, но и его экономику.

Мы заложили:

◆ плановую выручку;

◆ фактическую выручку;

◆ прямые расходы;

◆ внешних подрядчиков;

◆ плановую маржу;

◆ фактическую маржу;

◆ график платежей;

◆ задолженность клиента.

Это позволяет оценивать не только продажи, но и качество заработанной выручки.

Проект стоимостью 500 000 ₽ и проект стоимостью 300 000 ₽ могут иметь совершенно разную ценность для компании после учёта себестоимости и нагрузки команды.

Аналитика для собственника

Собственнику не нужен интерфейс с десятками операционных показателей.

Его дашборд отвечает прежде всего на вопрос:

«Что происходит с бизнесом?»

На нём мы показываем:

◆ выручку;

◆ поступления денежных средств;

◆ дебиторскую задолженность;

◆ валовую маржу;

◆ прибыльность проектов;

◆ текущие обязательства;

◆ прогноз поступлений;

◆ концентрацию выручки по клиентам;

◆ объём активных проектов;

◆ финансовый pipeline.

Отдельно рассчитывается прогноз движения денег по уже подписанным договорам и выставленным счетам.

Это даёт более реалистичную картину будущего cash flow, чем простой баланс расчётного счёта.

Аналитика для коммерческого директора

Коммерческий директор смотрит на другой набор данных.

Его интересует не столько текущее финансовое состояние, сколько способность отдела продаж обеспечить будущую загрузку компании.

Дашборд включает:

◆ объём pipeline;

◆ weighted pipeline;

◆ конверсию между этапами;

◆ средний чек;

◆ длительность sales cycle;

◆ количество новых возможностей;

◆ причины проигранных сделок;

◆ win rate;

◆ прогноз продаж;

◆ выполнение плана;

◆ просроченные follow-up;

◆ распределение сделок по ответственным.

Таким образом собственник видит экономику компании, а коммерческий директор — механизм, который должен эту экономику создавать.

Unit economics проектов

Дополнительно мы связали коммерческие и производственные показатели.

ERP может показать, какие категории проектов:

• имеют высокий средний чек;
• требуют слишком много ресурсов;
• дают лучшую маржинальность;
• чаще уходят в доработки;
• имеют длинный цикл оплаты.

Это позволяет принимать решения не только на уровне отдельных сделок, но и на уровне продуктовой линейки компании.

Автоматические события и контроль

ERP отслеживает состояния процессов и сигнализирует об отклонениях.

Например:

◆ счёт выставлен, но срок оплаты прошёл;

◆ договор создан, но не отправлен;

◆ документ отправлен через ЭДО, но долго не подписывается;

◆ проект начат без авансового платежа;

◆ этап проекта завершён, но закрывающие документы не сформированы;

◆ коммерческое предложение давно отправлено без следующего действия;

◆ у проекта появились расходы, превышающие плановые.

Вместо ещё одного списка задач система отслеживает бизнес-события и показывает исключения.

Ролевая модель

Не всем сотрудникам требуется полный доступ к ERP.

Мы разделили систему по ролям.

Коммерческий отдел работает со сделками, клиентами и коммерческими документами.

Проектная команда видит проекты и необходимую ей финансовую информацию.

Бухгалтерский контур работает со счетами, платежами и документами.

Руководство получает полный управленческий слой.

Это уменьшает визуальный шум и ограничивает доступ к чувствительной информации.

Executive Dashboard для совещаний

Отдельно мы разработали упрощённый интерфейс для корпоративных планшетов и переговорных сценариев.

Это не основной рабочий интерфейс ERP.

Он используется как executive dashboard во время совещаний.

На одном экране крупными блоками отображаются:

• состояние продаж;
• активные проекты;
• финансовые показатели;
• задолженности;
• ключевые задачи;
• быстрые переходы к рабочим системам.

Интерфейс специально сделан с крупными touch-элементами и минимальным количеством вложенности.

Руководитель может открыть его на планшете во время встречи, вывести на экран или передать устройство участнику совещания.

Таким образом ERP становится не только системой учёта, но и общей точкой синхронизации команды.

Быстрые действия

Для часто повторяющихся операций добавили quick actions.

Из карточки проекта можно в несколько действий:

◆ сформировать договор;

◆ создать счёт;

◆ открыть клиента в CRM;

◆ перейти к задачам проекта;

◆ проверить ЭДО;

◆ открыть финансовую историю;

◆ сформировать коммерческое предложение.

ERP не пытается заменить каждый используемый компанией сервис.

Она объединяет их в общий workflow.

Единая лента проекта

Одной из наиболее полезных функций стала хронология проекта.

В одном месте фиксируются ключевые события:

создана сделка → отправлено КП → сформирован договор → подписан договор → выставлен счёт → получена оплата → начат проект → подписан акт.

За счёт этого руководителю не требуется восстанавливать историю проекта по перепискам, банковской выписке и нескольким внутренним системам.

1. Аудит собственной операционной работы

Мы начали с фиксации всех повторяющихся административных действий.

В течение работы отслеживали, где сотрудники:

• копируют данные;
• переключаются между системами;
• создают документы вручную;
• сверяют состояния;
• ведут параллельный учёт.

Каждая такая операция становилась кандидатом на автоматизацию.

2. Проектирование модели данных

Центральной сущностью сделали проект.

Вокруг него построили клиентов, документы, платежи, задачи и финансовые показатели.

Это позволило уйти от архитектуры, где каждый модуль существует отдельно.

3. Документооборот

Первым автоматизировали генерацию документов, потому что именно здесь было много повторяющихся ручных операций.

4. Финансовые интеграции

После этого подключили банк, счета и платежи.

Операционные и финансовые события начали существовать в одной системе.

5. Управленческая аналитика

На накопленных данных построили отдельные представления для разных управленческих ролей.

Мы сознательно отказались от одного «главного дашборда для всех».

У собственника и коммерческого директора разные вопросы к бизнесу — значит, должны быть разные интерфейсы.

6. Автоматический контроль

После того как основные процессы были цифровизированы, ERP начала отслеживать исключения самостоятельно.

Система перестала быть только местом хранения информации и стала контролировать выполнение процессов.

Мы получили единую операционную систему, которая используется в собственной ежедневной работе компании.

Она объединяет:

◆ проекты;

◆ клиентов;

◆ коммерческие документы;

◆ договоры;

◆ счета;

◆ платежи;

◆ ЭДО;

◆ финансовую аналитику;

◆ коммерческую аналитику;

◆ управленческие дашборды.

Вместо создания ещё одной CRM или бухгалтерской системы мы построили интеграционный слой над специализированными сервисами.

ERP хранит бизнес-логику компании, а внешние системы продолжают выполнять то, что умеют лучше всего.

Что получил бизнес

Главный эффект Digital Office — уменьшение операционной фрагментации.

Один бизнес-процесс больше не приходится вручную собирать из пяти разных приложений.

Если клиент подписал договор, оплатил счёт или проект перешёл на следующий этап, это становится событием общей системы.

В результате:

◆ меньше ручного переноса данных;

◆ меньше ошибок в документах;

◆ проще контролировать дебиторскую задолженность;

◆ быстрее создаются договоры, КП и счета;

◆ финансовые показатели связаны с конкретными проектами;

◆ руководство получает актуальную картину бизнеса;

◆ сотрудники тратят меньше времени на поиск информации;

◆ накопленные данные можно использовать для управленческих решений.

Почему мы сделали собственную ERP

Готовые решения хорошо автоматизируют отдельные функции.

CRM — продажи.

Банк — деньги.

ЭДО — документы.

Таск-трекер — задачи.

Но реальный бизнес-процесс проходит через все эти системы одновременно.

Digital Office стал слоем, который объединяет их вокруг процессов конкретной компании.

Мы не пытались разработать собственный банк, CRM или ЭДО.

Мы разработали систему, которая понимает, как все эти инструменты должны работать вместе.

Этот проект начался как автоматизация собственной операционной рутины, но постепенно превратился в полноценный Digital Office.

Для нас он стал хорошей проверкой подхода к корпоративной разработке:

не заменять специализированные сервисы без необходимости, а связывать их единой бизнес-логикой.

ERP стала центром документооборота, финансового контроля и управленческой аналитики компании, при этом сохранив CRM, банк, ЭДО и другие системы на своих местах.

В результате вместо набора независимых SaaS-инструментов компания получила единый цифровой контур управления бизнесом.